وظيفة الشراء:

-1-I مفهوم و أهمية وظيفة الشراء:
تعرف وظيفة الشراء على أنها:" الوظيفة المسؤولة عن دورة المواد من الوقت الذي يطلب فيه صنف ما إلى الوقت الذي يتم فيه تسليمه إلى الجهة التي تستعمله".
ويمكن تقديم شامل عن وظيفة الشراء:" وهي الوظيفة المسؤولة عن تخطيط و تنظيم إنجاز الأعمال والمهام و الأنشطة التي تستهدف توفير جميع المواد سواء كانت هذه المواد أولية أو مصنعة أو نصف مصنعة, أو آلات و معدات و ماكنات و إنتاج و لوازم تشغيل و غيرها من المصادر المناسبة وبالكمية التي تغطي حاجة جميع الأقسام و الإدارات التابعة للمنشأة, و بالنوعية المحددة و حسب المواصفات المطلوبة و بالسعر المناسب و في الوقت الملائم و المكان الملائم.
و بما يتفق مع السياسات العامة للمنشأة و بالتنسيق مع الإدارات الأخرى المعنية بذلك كالإنتاج والمالية و التصميم الهندسي و التسويق و غيرها, فالتخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة هي أنشطة ووظائف كل إدارة في المنشأة, و هي كذلك من أنشطة إدارة الشراء, و هي تتعلق بتوفير المواد الأولية و جميع ما تحتاجه الأقسام من حيث النوعية و الوقت و المكان المناسب".
أهمية وظيفة الشراء:
تبرز أهمية الشراء من خلال ما يلي:
1- تتميز بعض المواد بالندرة و حدة المنافسة بين المؤسسات لتأمين تدفقها وذلك لاستمرار عملية الإنتاج, و لذا أصبح الاهتمام بإدارة الشراء لضمان عدم توقف الإنتاج.
2- و بما أن المؤسسة نظام مفتوح, فقدرة وظيفة الشراء في إدارة أعمالها يزيد من قدرة الإنتاج لحصولها على المواد بالكمية المناسبة و المواصفات المطلوبة بعيداً عن العيب, لذا فإن كل تحسين في الأداء وظيفة الشراء يزيد من كفاءة وظيفة الإنتاج.
3- كما تكمن أهمية الشراء في الحد من مبالغة الإدارات المستخدمة للمواد سواءا من حيث الكمية أو من حيث المواصفات, وهذا يزيد من النفقات, ولذا فإن وظيفة الشراء تستطيع أن تعيد النظر في مواصفات المواد المطلوبة و اقتراح المواصفات المناسبة و الأقل تكلفة, وكذلك إعادة النظر في الكميات المطلوبة التي قد تعاني الإدارات المستخدمة للمواد في تقديرها تحوطا ما يستجد من الظروف, تحوطا يحمل في طياته المغالات.
-2--I- أهداف وظيفة الشراء:
و يمكن تلخيص أهم أهداف الشراء فيما يلي:
- استمرارية العمل: إن المحافظة على مستوى مناسب من كميات المشتريات و ضمان تدفق هذه المواد بالترتيب و التوقيت المناسب يضمن للمؤسسة انتظام العمل وعدم توقفه بما يساعد على استمرارية المؤسسة.
- تعزيز المركز التنافسي للمؤسسة: ويتم ذلك من خلال تحقيق عدة مزايا منها الحصول على مواد ذات جودة مناسبة لإنتاج سلع بجودة مناسبة أيضاً, و بيع هذه السلع بالسعر المناسب, و إنتاج كميات من السلع تغطي حاجة السوق من السلع بشكل مناسب, و حسن المعاملة مع الموردين والمسوقين...إلخ.
- الشراء بكميات مناسبة: بمعنى أن تكون متوافقة مع احتياجات المؤسسة بحيث لا تزيد هذه الكمية عن الحاجة مما يؤدي إلى تجميد الأموال ولا تقل عما هو مطلوب بحيث يؤدي إلى توقف العمل.
- اختيار مصادر التوريد و الشراء المناسبة: وذلك عن طريق المفاضلة من الموردين و اختيار أفضلهم من حيث الالتزام بمواعيد التوريد و الالتزام بمستوى الجودة وتقديم أفضل للأسعار.
- تحسين العلاقات مع الموردين: من خلال الوفاء بالالتزامات المطلوبة تجاههم مما يؤدي إلى ثقتهم وتعاونهم مع المؤسسة عند الحاجة.
- التنسيق مع الإدارات و الأقسام الأخرى داخل المؤسسة: كما سنبين ذلك في موضع لاحق.
-1 مسؤوليات وظيفة الشراء:
و يمكن ذكر أهمها كما يلي:
- وضع وتطوير سياسات مناسبة للشراء: تستطيع المؤسسة من خلالها توفير احتياجاتها من المستلزمات بأسهل الطرق و أفضل الشروط.
و عند التحدث عن السياسات الشرائية, فنكون بصدد التحدث عما يمكن إتباعه لتنفيذ عملية الشراء أو في سبيل تحقيق الهدف العام وهو توفير مستلزمات الإنتاج بأقل التكاليف, و من أمثلة هذه السياسات:
· سياسة الشراء بكميات قليلة, كبيرة, متوسطة؛
· سياسة الشراء بحسب الحاجة؛
· سياسة الشراء المقدم للتخزين, للمبادلة, للتصنيع...
· و السياسة المتعلقة بمصادر الشراء, و هل تعتمد الشراء على أساس الجودة أم على أساس السعر.
- مسؤولية القيام بالدراسات و البحوث التي تهدف إلى:
1-التنبؤ و جمع المعلومات عن الأسواق و الحالة السوقية و التنافسية؛
2-جمع المعلومات المتعلقة بالمواد و مستلزمات العمل و الإنتاج المتوفرة في الأسواق و التي تحتاجها المؤسسة من أجل استمرار العمليات الإنتاجية؛
3-دراسة اتجاهات أو مستويات الأسعار المتعلقة بالمواد و المستلزمات؛
4-دراسة كميات المواد في الأسواق و مستويات الجودة و المواصفات المتعلقة بها؛
5-دراسة البدائل و المستلزمات البديلة (ذات الكفاءة الفنية و الاقتصادية) التي يمكن أن تحل محل المواد الأخرى.
- مسؤولية مراجعة طلبات الشراء المقدمة من الوظائف الأخرى في المؤسسة, و فيما يلي يمكن بيان كيفية ممارسة وظيفة الشراء لهذه الوظيفة:
1-إن طلب الشراء عبارة عن تقدير الحاجة و الكمية من المواد و السلع من الجهة الطالبة والعمل على توفير هذه المواد الأولية, ولذلك يجب التأكد من مطابقة طلب الشراء للسياسة الشرائية المتبعة من فبل المؤسسة؛
2-إن المغالاة في الكمية معناها طلب كميات كبيرة تزيد عن حاجة الوحدة لتضمن لنفسها استمرارية العمل, ولذلك فإن وظيفة المشتريات يهمها أن تتأكد بأن الكمية المطلوبة هي الكمية التي تفي بمتطلبات الإنتاج لفترة زمنية معقولة؛
3-اكتشاف الإسراف في استهلاك المواد: إن وظيفة الشراء هي المصفاة التي ترد إليها الطلبات من جميع الوظائف و الأقسام التي تستخدم المواد المطلوبة, فإذا وجدت هذه الوظيفة أن مادة من المواد يتم طلبها بشكل كبير و سريع, و بكميات تزيد عن المعقول وعن الطلبات السابقة لهذه المادة و المسجلة في السجلات, علما أن كميات الطلب على هذه المادة تقريبا ثابتة و إنه لم يحدث أي تغيير على تركيب المادة فإن وظيفة المشتريات يمكن أن تكتشف أن هناك سوء استخدام لهذه المادة؛
4-التأكد من صحة المواصفات و الحدّ من المغالاة في الجودة: هناك اتجاه عام كون كل مؤسسة تحاول قدر الإمكان الحصول على أفضل و أجود المخرجات, و بالتالي فإن عليها أن تحصل على أفضل المدخلات, فقد يحدث تدقيق كبير في مواصفات المادة بحيث يجعلها مادة نادرة يوفرها مورد واحد فقط أو عدد محدود من الموردين مما يؤدي إلى ارتفاع ثمن هذه المادة أو إلى صعوبة توفيرها.
فإذا أمكن الاقتصار على المواصفات الأساسية و إلغاء بعض التعقيدات في المواصفات, فيمكن أن تتوفر هذه المادة عند أكثر من مورد و الحصول عليها بسعر منخفض, وهذا لا يؤدي إلى ارتفاع تكاليف هذه المادة, بمعنى آخر يجب التأكد من أن مواصفات المواد المطلوبة تحقق الجودة المطلوبة من قبل المؤسسة, بحيث لا تكون بمستوى جودة منخفض مما يؤدي إلى إنتاج رديء الجودة أو لا بمستوى جودة مبالغ فيه فتؤدي إلى زيادة التكاليف الشراء.
5-التأكد من اكتمال المعلومات و عدم وجود نقص فيها أو نقص في المواصفات الواردة في طلبات الشراء و الوصف غير الدقيق لبعض المستلزمات.
- الجدولة الزمنية للمشتريات:
إن وظيفة الشراء هي المسؤولة عن جدولة المشتريات حيث تقوم بوضع جدول زمني لتوفير احتياجات المؤسسة من المستلزمات المختلفة و في المواعيد المطلوبة و المحددة.
1-فمن ناحية الأولويات: يمكن أن يأتي العديد من الطلبات إلى وظيفة الشراء من العديد الوظائف والأقسام, ولكن المخصصات المالية قد لا تكتفي لتلبية حاجة الجميع الأقسام و بالتالي فعلى وظيفة الشراء صنع جدول أولويات يحدد حاجة كل إدارة أو كل قسم بشكل منظم كي يعطي كل إدارة أو قسم حقه و خلال المدة التي يستحقها؛
2- من ناحية الزمن: فالجدولة الزمنية ترتبط بناحيتين هما: حاجة المنشأة و قدرتها على الاستيعاب؛ القدرة المالية للمؤسسة.
- تحديد مستويات المخزون الثلاثة:
1- الحدّ الأعلى: وهو أكبر كمية ممكنة من مادة معينة يمكن أن تتوفر في المخازن في لحظة معينة, أو أنه أقصى ما يصل إليه المخزون من حيث الكمية في أي لحظة معينة, أو أنه أقصى ما يصل إليه المخزون من حيث الكمية في أي لحظة من الزمن.
2- نقطة إعادة الطلب: و هي الكمية التي عندها يتم إعادة طلب عدد معين من المواد التي تحتاجها الجهة الطالبة و تكون بالكمية الاقتصادية, ويفترض أن تكون هذه الكمية عند وصولها إلى نقطة إعادة الطلب إلى نقطة إعادة الطلب كافية لاستمرار الإنتاج لحين وصول الكمية الجديد دون الحاجة إلى استخدام مخزون الطوارئ فهي كمية تعتمد على الاستخدام اليومي و على الفترة التي تحتاج إليها حتى تصل إليها المواد الجديدة.
3- حدّ الأمان: وهو الحد الذي يجب عدم تجاوزه في حالة انخفاض المخزون, و إلا أصبح هناك خطر يهدد بتوقف العمل بالمؤسسة.
- إصدار أوامر لتوريد (الشراء): وهو عبارة عن نموذج مطبوع أو مكتوب يصدر عن وظيفة المشتريات في المؤسسة المشترية إلى المؤسسة الموردة يتضمن الموافقة أو القرار بشراء كمية معينة بسعر معين و في وقت معين.
- مراجعة و تدقيق عقود الشراء للتأكد من سلامتها القانونية؛
- إقرار مصير المواد الموردة: حيث يتم إقرار القبول أو الرفض للبضاعة الموردة نتيجة عمليتي الاستلام و الفحص.
- تنظيم و حفظ السجلات للمواد المشتراة.
-3 علاقتها بالوظائف الأخرى:
علاقة الشراء بوظيفة الإنتاج:
يرتبط الشراء مع الإنتاج في المؤسسات الصناعية إرتباطاً تاماً, لأن مهمته ترتكز على توفير المواد و مستلزمات الإنتاج لهذه الأخيرة لإتمام عمليتها الإنتاجية بشكل جيد, وهذا بتوفير كل المعلومات الخاصة بأنواع و مواصفات المواد و الكمية التي ينبغي توفيرها في الوقت المحدد.
كذلك لابد أن تكون هناك توفيق تام بين توفير احتياجات المؤسسة في المواد و المستلزمات الأخرى وبرنامج الإنتاج المخطط,
علاقة الشراء بالإدارة المالية:
تحاول الإدارة المالية تحقيق التوازن بين إيرادات المؤسسة و نفقاتها, و بما أن الشراء يمثل حصة كبيرة من تكاليف المؤسسة و يتطلب أموالاً كثيرة تحاول وظيفة الشراء أن تعرف الإمكانيات المالية التي تتمتع بها المؤسسة التي على ضوئها تتبنى سياستها الشرائية و هذا بمحاولة قدر الإمكان تخفيض تكاليف الشراء, و البحث عن مصدر التموين المناسب و هذا يتطلب التعاون بين هذين الإدارتين لتحقيق الهدف العام للمؤسسة.
علاقة الشراء بإدارة المبيعات:
يوجد تعاون بين إدارة الشراء و المبيعات من خلال الصلة الموجودة بين الشراء و البيع فالشراء يحكم ارتباطه المباشر مع السوق و معرفة المنافسين يساعد المبيعات في طرق البيع و الترويج التي يتبعها المنافسون و على المبيعات أن تعلم الشراء بحالة الأسواق و اتجاهات أسعار المواد و نوعية و مواصفات المنتجات المطلوبة في السوق.